うちの会社には作業報告書があります。現場で何をしたのかを残す、日報のようなものです。以前は、一日の作業が終わったあと、これを書いて提出するためだけに会社へ戻っていました。
報告書のためだけに帰るのは、時間もかかるし、正直しんどい。現場が終わったあとに、その日の作業をもう一度思い出して書くのも面倒でした。
提出された紙は紙で、保管する場所が要ります。あとから見ようと思っても、目当ての一枚を探すだけでひと苦労だし、検索もできません。手間をかけて残しているわりに、過去の報告書を見返すことはほとんどありませんでした。売上伝票など、ほかの書類も似たようなものです。紙自体、もうやめたいという気持ちもありました。
これは何とかしたい。それで、2024年5月頃から、自分たちで作業報告書のアプリを作り始めました。
会社に戻らなくても提出できる
一番大きく変わったのは、報告書のためだけに会社へ戻らなくてよくなったことです。現場から入力して、そのまま提出できます。
入力した内容はすぐに反映されるので、事務所にいるスタッフもその場で見られます。誰がどんな作業をしたのか、本人が紙を持って帰ってくるのを待たなくてよくなりました。
これから行く現場の予定を下書きで入れておくと、ほかのスタッフも見られます。「この案件なら手伝える」「ここは先に確認しておいた方がいい」と、声をかけることもできます。
過去の作業内容も、アプリで探せます。自分では分からないことでも、前にほかの人がやった作業を見れば分かることがあります。自分が書いた報告を、別のスタッフが参考にすることもあります。
作って終わりではなかった
じゃあアプリにして全部うまくいったかというと、そうでもありませんでした。
実際に使ってみると、入力する項目が多かったり、写真と報告内容を結び付けにくかったり、細かい不便がいろいろ出てきました。作った本人は分かっているつもりでも、現場で使う人がそう感じるとは限らないんですね。
なので今も、困ったところが出るたびに手を入れています。写真を報告と一緒に残せるようにしたり、請求や過去の履歴を確認しやすくしたり。最初から完成したものは作れませんでしたし、たぶんこれからも変わっていきます。
小さい会社だから、すぐ直せる
まず使ってみて、困ったら直す。うまくいかなければ、また変える。いわゆるアジャイルというやつです。たぶん。
小さい会社は、こういうとき話が早い。ハヤカワでは、気づいたらすぐ変えられます。大きな会社で同じ速さを出すのは、なかなか難しいんじゃないかと思います。
今のアプリをずっと使い続けると決めているわけでもありません。もっと入力しやすくて、直すのも楽な方法が見つかれば、そちらに変えてもいいと思っています。
またやり方が変わったら、その話もここに書きます。
